Дубликаты контактов — бессмысленные и беспощадные. Что это и как их удалить из email списка?

Это знакомо многим опытным маркетологам…

Представьте: вы долго создавали email рассылку, наконец отправили получателям. Базу контактов заранее купили или собрали собственноручно. Смотрите отчет, мечтая о высокой конверсии, замечаете: что-то пошло не так. Часть получателей получила аналогичный email дважды, а то и больше!

Почему так произошло? Отправляя письма, вы не учли нюанс: база контактов переполнена дублями. Другими словами — повторяющимися email одного получателя. Однако, они не просто занимают место, дело обстоит серьезнее! Когда в списке рассылки присутствуют дубликаты, email кампания потерпит фиаско. Как такая мелочь способна свести все ваши усилия на нет? Вместе разберёмся, почему так происходит и как удалить одинаковые контакты быстро с помощью специальной программы от ePochta!

Дубликаты контактов и где они обитают

Иногда в вашей телефонной книге могут появляться несколько одинаковых имен с аналогичными номерами. Значит, у вас попросту дублируются контакты. Это встречается у пользователей различных операционных систем.

Дубликаты контактов — это повторяющиеся email одного и того же получателя в списке рассылки или базе в CRM.

Дубликат, у которого разница лишь в имени.

Также это могут быть копии email, к которому привязаны разные:

• ФИО;
• дата рождения;
• номер телефона и тд.

Конечно, становится проблемой, если необходимо сделать массовую рассылку. Кампания превращается в настоящий спам!. Вы “бомбите” людей одинаковыми письмами!

Пересмотрите список получателей, большая вероятность найти повторяющиеся. Они обитают и в низкокачественных купленных базах, и в старательно собранных собственноручно. Как бы вы не получили список, нужно уметь обнаруживать и устранять дубли.

Почему дублируются контакты и почему важно удалить повторяющиеся контакты — разберёмся сейчас! Вместе найдем, чем очистить контакты.

Откуда им взяться?

Дубли email адресов появляются по разным причинам. Прежде всего — человеческий фактор:

• добавляли контакты вручную;
• объединили несколько баз в одну;
• заполняя контактные данные создали нового вместо выбора существующего клиента
• два менеджера сотрудничали с клиентом, оба внесли данные
• пользователь подписался на рассылку повторно, сделав ошибку в имени, а email использовал тот же.

Узнайте, чем грозят копии и как удалить одинаковые контакты. Так вы избежите проблем, которые рассмотрим ниже.

Причины дубликатов и варианты решения

1. Устаревшая база

Предположим, вы долго, кропотливо собирали email-ы. Часть собирали вручную, использовали парсер контактов с сайта. Данные из разных источников (сайты, проведенные мероприятия), попали в единую таблицу Excel, ждут звездного часа…

Приходит необходимость делать рассылку. Начальник ставит задачу запускать email-кампанию. Не важно, маленькую, 100 получателям или масштабную, и нужно использовать сервис e-mail рассылок. Хороший маркетолог знает: без предварительной проверки базы категорически запрещено делать отправку!

Отправляя письма “наобум” по старой базе, рискуете слить бюджет и прослыть спамером, получая жалобы от пользователей. Кому интересно получать одинаковые письма?

Здесь вам поможет программа проверки почты. С её помощью проведите “реанимацию” базы”.

Проверяйте список получателей перед каждой отправкой. Даже если прошлая была всего пару-тройку месяцев назад. Этого времени достаточно, чтобы часть подписчиков забыли о вас, и чьи-то email-ы вовсе стали недействительными.

Важно: заброшенные email-адреса превращаются в спам-ловушки.

Решать вопрос с устаревшей базой рекомендуем в 3 шага:

1. Очистите. Устраните ошибки в доменах, удалите дубли. Уберите подозрительно выглядящие адреса, технические email-ы, которые начинаются на info@, hello@.
2. Отправьте первое приветственное письмо с предложением подписаться на рассылку. Это отсеет незаинтересованных пользователей.
3. Начинайте! Но(!) отправляйте письма частями, т.е. не сразу всем подписчикам. В противном случае рискуете попасть в спам или под блокировку!

2. Ваши письма больше не читают

Интересы пользователей зависят от разных факторов: период жизни, семейный статус, смена деятельности, переезд. Кто-то активно подписывается, открывает письма, а кто-то давно не проверял почту или попросту удаляет email-ы, не читая.

В первую очередь проведите анализ аудитории. Составьте портреты целевой аудитории, чтобы лучше знать, к кому вы обращаетесь. Это уместно, если вы собирали существующая сейчас базу на узкоспециализированных конференциях, семинарах или во время запуска продукта, когда делали рассылку холодной аудитории.

Дальше — пытаемся реактивировать базу.
Другими словами — снова привлекаем внимание пользователей!

Рективация работает в трёх направлениях:

• напоминает пассивным подписчикам о вас и ваших продуктах;
• помогает очистить список получателей: если пользователь не откликнулся, вы удалите его данные и не будете включать в рассылку;
• экономит бюджет: удалите из базы неактивных пользователей, и соответственно будете тратить меньше средств.

Как это сделать:

1. Сегментируйте базу. Выделите ту часть пользователей, которые последнее время (от 2 месяцев до полугода) не открывали ваши письма и не переходили по ссылкам.
2. Заинтересуйте подписчиков. Например:

• поделитесь эксклюзивными материалами;
• подарите промокод на скидку (желательно персонализированный, уникальный — так вы повысите лояльность аудитории!);
• пригласите поучаствовать в розыгрыше, творческом конкурсе.

После этого делайте рассылку этой группе получателей. Для удобства используйте рассылочный сервис.

После рассылки — анализ обязательно! Не зря вы проделали предыдущие этапы!

• удалите получателей, которые открыли email и не перешли по ссылкам;
• оставьте контакты, совершившие целевое действие, им дальше отправляйте email-ы.

3. В базе много лишних контактов

Как бы старательно и регулярно вы не проводили реактивацию базы, там могут появляться “лишние” адреса. Кто-то неверно указал email, чей-то почтовый ящик больше не активен, а кто-то больше не хочет получать письма и отписался от рассылки.

Что нужно сделать?

• удалите старые неактивные адреса;
• пользователей, которые отписались от рассылки, тоже удаляем;
• обязательно вводим Double Opt-in.

Несколько простых шагов помогут вам оперативно актуализировать базу и повысить уровень доставляемости ваших рекламных писем.

Чем грозят дубликаты контактов в списке рассылки?

Вы столкнетесь с причинно-следственной связью. Дубли адресов способны привести к серьезным последствиям: от отписки от рассылки до потери дохода и репутации отправителя.

1. Подписчики начнут отправлять вашу рассылку в спам
   
   

   Если в базе были копии адресов, то будьте уверены, что контакты-дубликаты получат письма-дубликаты. То есть, у кого-то из читателей в почтовом ящике окажется 2 одинаковых email! Излишняя навязчивость отпугивает. Вам повезет, если получатель не обратит на это внимание. Но скорее всего, такую рассылку ждет отписка, или папка “спам”, что еще страшнее. Дальше — хуже. Что может быть хуже звания спамера?
   Огромные штрафы и судовые тяжбы.
   Поэтому займитесь удалением дубликатов и освободите подписчиков от навязчивых email, пока не поздно. Это занимает не так много времени и сэкономит вам деньги и нервные клетки.




2. Потеря репутации отправителя и доверия к email рассылке
   
   

   Навязчивые повторяющиеся рассылки выглядят крайне непрофессионально. Будьте готовы к волне негатива, если вы вовремя не займетесь удалением дубликатов email. Но дело здесь не только в реакции подписчиков, всё куда сложнее. Почтовые сервисы, такие как Gmail, могут автоматически отфильтровать и занести вас в черный список. От этого пострадают все дальнейшие рассылки, даже с идеально чистой базой. Вам придётся создавать новый почтовый ящик, повторно рассылать клиентам письма с предложением (или даже просьбой!) подписаться на вашу рассылку. А кроме того — извиняться и объяснять, почему вы сменили почтовый адрес.

   
   
   
3. Снижение эффективности кампании и доходов
   
   

   Чем больше дубликатов в вашей базе, тем меньше конверсия. И это факт. Многие пользователи просто удаляют письма, не читая их. Некоторые даже жалуются на спам, если регулярно получают неинтересные для них новости от одного и того же отправителя. Поэтому не лишним будет упомянуть о необходимости добавлять ссылку на отписку в конце каждого письма. Но, помните, многие этих писем не открывают… Что тогда делать, чем чистить контакты? Есть хорошая новость: удаление дубликатов в базе не проблема, если у вас есть специальная программа. Рассмотрим ниже, как почистить список рассылки в пару кликов на примере ePochta List Manager.

Как удалить дубликаты контактов?

Сделать это можно и вручную, но тогда вам придется потратить немало времени. Чем больше ваша база, тем больше часов займет удаление дубликатов контактов. Поэтому, доверьтесь инструменту, который сделает всё автоматически. ePochta List Manager — программа для удаления дубликатов контактов, призванная помочь вам в борьбе с копиями в списке рассылки.

Инструмент отфильтрует дубликаты от оригиналов и создаст 2 списка: чистую базу и отобранные дубликаты. Будьте уверены, у вас не возникнет проблем с работой в программе, ведь она интуитивно-понятна даже неопытным пользователям ПК. Тем более, мы подготовили мини-инструкцию по работе с инструментом.

Как удалить дублирующиеся контакты с помощью ePochta List Manager:

1. Установите программу на свой компьютер. В верхнем меню программы: Списки – Открыть из файла и загрузите необходимый файл. Доступные форматы:
   
   
   • MS Word, Excel;
   • HTML таблица;
   • Access, dBase, Paradox базы данных;
   • .csv, текстовый файл.
2. Выберите в верхнем меню: Операции – Проверка – Убрать дубликаты
   
   
   
   
3. Укажите название нового списка, в котором будут собираться дубликаты, и нажмите «ОК».


4. Выберите в верхнем меню: Экспорт – В файл для сохранения в .csv или . txt, или выберите другой вариант для сохранения в буфер обмена, MS Excel или MS Word.

В этом нет ничего сложного, как видите! Надеемся, что вы убедились в необходимости очистки списка рассылки от копий контактов и поняли, как это сделать. Осталось применить знания на практике!

Выводы и советы

Постоянно следите за актуальностью вашей базы контактов. Не позволяйте ей “покрываться пылью” и уж тем более не делайте рассылки по непроверенным базам!

• 5 простых правил по уходу за базой:
• реанимируйте базу, если она устарела;
• сегментируйте аудиторию, чтобы пользователи получали только интересную для них информацию; реактивируйте базу, если активность получателей резко снизилась;
• анализируйте результаты рассылок и всегда следите за статистикой доставляемости и открытия email-ов;
• ухаживайте за базой регулярно: удаляйте лишние контакты.

Чем бережнее вы будете формировать базу и следить за ней, тем выше будет конверсия. И тем счастливее и лояльнее будут ваши клиенты! И никаких жалоб на спам и блокировок!

Читайте другие наши статьи, чтобы всегда оставаться на волне океана под названием email маркетинг.